One moment please...
 
 
Exact Financials (v3)   
 

Finance Manual - Boekingen invoeren

Boekingen invoeren

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u boekingen invoert en verwerkt in dagboeken. Het invoeren van boekingen, dat wil zeggen het vastleggen van financiële feiten, is een van de belangrijkste stappen in het administratieve proces.

Dit zijn een paar voorbeelden van financiële feiten die moeten worden gejournaliseerd:

  • Inkoop en verkoop (contant of op rekening)
  • Inkomsten en uitgaven (contant en bank)
  • Verscheidene andere financiële feiten zoals afschrijvingen en kosten

Het kan voorkomen dat het maken van boekingen in dagboeken en het toewijzen van deze bedragen aan kostenplaatsen en/of kostendragers nog te weinig informatie oplevert. Exact Financials biedt de mogelijkheid tot het maken van multidimensionale boekingen waarbij u de boekingen kunt toewijzen aan zelf te definiëren entiteiten.

Procedure

  • Definiëren van multidimensionale instellingen: Om multidimensionale boekingen te kunnen invoeren, zult u bepaalde instellingen moeten definiëren en zullen grootboekrekeningen als multidimensionale rekeningen moeten worden ingesteld.
  • Vaste boekingen aanmaken: Door middel van vaste boekingen kunt u boekingen automatiseren die u anders keer op keer met de hand zou moeten invoeren. U kunt dit doen voor boekingen in het verkoopboek, het inkoopboek en het memoriaal.
  • Vaste journaalposten genereren: Genereer boekingen die zijn gebaseerd op vaste boekingen.
  • Boekingen invoeren: Voer de boekingen in de juiste dagboeken in. Er zijn verscheidene soorten dagboeken. Ieder soort (verkoop- en inkoopboek, bank- en kasboek, memoriaal enzovoort) is bedoeld voor specifieke soorten boekingen. U kunt een aantal gelijksoortige dagboeken hebben, zoals een apart bankboek voor iedere bankrekening die u hebt.
  • Journaalposten controleren: Controleer de boekingen vóór verwerking.
  • Journaalposten corrigeren
  • Journaalposten verwerken: Wanneer u boekingen verwerkt, worden ze overgeboekt naar het grootboek. Na verwerking worden boekingen mutaties genoemd. In tegenstelling tot boekingen kunnen mutaties niet meer worden gewijzigd.

Multidimensionale boekingen: instellingen

De toewijzing van kosten en opbrengsten aan kostenplaatsen en kostendragers is soms ontoereikend voor verslaggeving. In Exact Finance kunnen multidimensionale boekingen worden gemaakt die u in staat stellen om bedragen toe te wijzen aan dimensies en niet alleen aan kostenplaatsen en kostendragers. U kunt een maximum van 5 extra dimensies toevoegen.

Voorbeeld

U wilt voor het jaarverslag weten hoe uw opbrengsten zijn verdeeld over de landen waar u producten verkoopt. U kunt deze informatie invoeren door gebruik te maken van multidimensionale boekingen. Maak een dimensie "landen" aan. Als u boekingen invoert, kunt u het land selecteren waar de opbrengst was gegenereerd.

Maak gebruik van [Tabellen, Onderhoud, Dimensies] en [Bestand, Administratie instellingen, Instellingen meer-dimensionaal boeken] om de multidimensionale boekingsinstellingen te definiëren.

  • Om op uw grootboekrekeningen gebruik te kunnen maken van multidimensionale boekingen, zet u de instelling 'Multidimensie' aan in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen].

Boekstukken sorteren

U voert boekingen altijd in per dagboek (verkoopboek, inkoopboek, kasboek, etc.). Als uw boekstukken (uw boekingsdocumenten) logisch zijn gerangschikt, kunt u uw boekingen vlug en efficiënt invoeren zonder dat u onnodig vaak van dagboek of periode hoeft te wisselen.

Deze paragraaf beschrijft de volgende aspecten van boekstukken:

  • Boekstukken
  • Boekstukken nummeren
  • Boekstuknummers meer dan een keer gebruiken
  • Mutaties zoeken via boekstuknummers

Boekstukken

De meeste boekingen zijn gebaseerd op boekingsdocumenten zoals facturen, creditfacturen, dagafschriften en kwitanties. U kunt in Exact Financials de originele nummers van de boekingen als boekstuknummers gebruiken. Exact Financials genereert unieke boekstuknummers per dagboek en per boekjaar. Wanneer u boekingen invoert, kunt u de voorgestelde boekstuknummers accepteren.

Per dagboek moet u het eerste nummer dat u erin wilt gebruiken, definiëren in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Voor iedere volgende boeking wordt er automatisch '1' opgeteld bij het boekstuknummer.

Boekstukken nummeren

De standaard boekstuknummers in Exact Financials bestaan uit het boekjaar en een volgnummer. Ieder boekstuk krijgt een nummer dat altijd uniek is, ongeacht het boekjaar en het dagboek. Gebruik om dit te bereiken boekstuknummers die zijn samengesteld uit een code voor het boekjaar, een dagboekcode en een volgnummer.

Voorbeeld

Het eerste boekstuknummer in het dagboek '010' in 1996 is 96010001. Het tweede is 96010002, het derde is 96010003, etcetera. Het volgnummer bezet de laatste drie posities van het boekstuknummer. Daarom kunt u volgnummers die zo zijn opgezet alleen maar gebruiken als u zeker weet dat u per dagboek niet meer dan 999 boekstuknummers hebt. Hebt u meer boekstuknummers, dan kunt u bijvoorbeeld alleen het tweede nummer van het boekjaar opnemen, zoals de '6' in '96'. Op deze manier kunt u volgnummers van vier posities in plaats van drie gebruiken.

Boekstuknummers meer dan een keer gebruiken

Vermijd dubbel gebruik van boekstuknummers. De volgende voorbeelden laten zien in welke gevallen u hetzelfde boekstuknummer kunt gebruiken in verschillende dagboeken.

  • U wilt een boeking corrigeren die u al hebt verwerkt. In dat geval moet u een stornoboeking aanmaken. Gebruik voor de stornoboeking het boekstuknummer van de boeking die u wilt corrigeren.
  • U wilt een openstaande post afboeken die inmiddels is betaald. De journaalpost beVAT twee boekstuknummers:
    • Het boekstuknummer van de betaling, bijvoorbeeld het nummer van het bankafschrift waarop de betaling staat aangegeven

    • Het boekstuknummer van de openstaande post die eerder is ingevoerd in een verkoop- of inkoopboek

Mutaties zoeken aan de hand van boekstuknummers

In het algemeen kunt u een mutatie terugvinden door te zoeken op het boekstuknummer bij [Grootboek, Grootboekmutaties].

Werken met scenarioboekingen

Scenarioboekingen maken het mogelijk om het invoeren van soortgelijke steeds terugkerende boekingen te vereenvoudigen. Scenarioboekingen zijn mogelijk in de volgende dagboeken: bankboek, kasboek, giroboek, verkoopboek, inkoopboek en het memoriaal. Bij gebruikmaking van deze functionaliteit kunt u vooraf gedefinieerde subregels genereren tijdens het aanmaken van de boeking.

Hoe kunt u van deze functionaliteit gebruik maken? De volgende menupaden zijn van belang om van scenarioboekingen gebruik te kunnen maken:

Zie ook:

Vaste boekingen aanmaken

Sommige boekingen moet u regelmatig invoeren, zoals boekingen voor afschrijvingen, energierekeningen en vaste bestellingen. Dergelijke boekingen hoeft u niet telkens opnieuw in te voeren. Voor een aantal boekingsperioden kunt u ze namelijk na één keer invoeren automatisch genereren, bijvoorbeeld waar het alle afschrijvingen voor een boekjaar betreft. Dit is efficiënter dan ze stuk voor stuk in te voeren, en bovendien zal het controleren van dergelijke boekingen minder tijd in beslag nemen.

Vaste boekingen zijn alleen maar mogelijk in het memoriaal, het verkoopboek en het inkoopboek. Maak eerst de journaalposten aan in [Grootboek, Boeken, Vaste boekingen, Onderhoud vaste boekingen] . U kunt deze posten vervolgens gebruiken om in een keer normale journaalposten te genereren voor een aantal perioden. Genereer journaalposten gebaseerd op vaste boekingen via [Grootboek, Boeken, Vaste boekingen, Boeken]. Journaalposten die u eenmaal hebt gegenereerd, kunt u net als normale posten wijzigen en verwijderen.

Voorbeeld

U hebt een cateringbedrijf dat iedere maand vaste bestellingen aflevert aan een aantal klanten. Maak de volgende vaste boeking aan:

grootboekrekening debet credit
debiteuren 952
aan af te dragen BTW 152
aan omzet 800

Vaste boekingen journaliseren

U kunt vaste boekingen aanmaken voor boekingen die regelmatig worden ingevoerd in het verkoopboek, het inkoopboek of het memoriaal. Door middel van deze vaste journaalposten kunt u in een keer een aantal gewone boekingen journaliseren in [Grootboek, Boeken, Vaste boekingen, Boeken] .

Facturen voor debiteuren en crediteuren invoeren

Als u een factuur ontvangt of verzendt, moet u een boeking in respectievelijk het inkoopboek of het verkoopboek invoeren. Dit heeft twee gevolgen:

  • In- en verkopen worden vastgelegd in het grootboek.
  • Er wordt automatisch een openstaande post gegenereerd voor de gekozen debiteur of crediteur.

Hebt u Exact Invoice dan journaliseert u verkoopfacturen die u eerder hebt ingevoerd, om verkoopboekingen te genereren.

U kunt uitgebreide overzichten van openstaande posten opvragen via het pad [Debiteuren, Openstaande Posten]. Iedere openstaande post kunt u terugvinden via het debiteuren- of crediteurennummer en het boekstuknummer.

  • Het inkoopboek en het verkoopboek lijken erg op elkaar. Deze twee dagboeken worden beschreven aan de hand van het verkoopboek.

Voorbeeld

Aflevering van 300 woordenboeken à 10,--, BTW: 19 %
Factuurbedrag300 * 10,--=3.000,--
BTW:3.000,-- * 19%= 575,--
Totaal3.575,--

U kunt dit als volgt journaliseren:

grootboekrekening debet credit
debiteuren 3.575
aan af te dragen BTW 575
aan omzet 3000

Zie ook:

[Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Verkoopboek]

Kas- en bankboekingen invoeren

Bankboekingen worden gewoonlijk gebaseerd op dagafschriften. U kunt kasboekingen invoeren met behulp van kas telstroken of kasstaten.

  • U kunt ook boekingen invoeren voor betalingen in vreemde valuta.

Per bankrekening is er een dagboek met een aparte tegenrekening. U kunt ook diverse kasboeken gebruiken.

U kunt giroboekingen invoeren in [ Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Bankboek ]. Dit soort dagboeken is gelijk aan het bankboek.

De boekingsprocedure hangt af van de soort betalingen:

  • Betalingen waarbij geen openstaande posten zijn betrokken
  • Betalingen om een openstaande post af te boeken. Omdat het gaat om een openstaande post, moet u altijd een verzamelrekening voor de subadministratie van de debiteur of de crediteur kiezen. U kunt openstaande posten op drie manieren behandelen, afhankelijk van de situatie:
    1. U boekt een bestaande openstaande post volledig af.
    2. Er is een factuur betaald, maar de openstaande post is nog niet ingevoerd. In dit geval kunt u de openstaande post onmiddellijk aanmaken.
    3. Er is sprake van een vooruitbetaling, dat wil zeggen een betaling van een openstaande post die niet wordt afgeboekt. In dit geval kunt u de openstaande post op een later tijdstip afboeken via een verrekenmemoriaal.

Zie ook:

Meest gestelde vragen

  • Een van mijn dagafschriften ontbreekt. Wat moet ik doen?

    Is het beginsaldo niet juist omdat een van de afschriften ontbreekt, dan kunt u dit saldo wijzigen. Om fouten te voorkomen kunt u de afschriften beter boeken op volgorde van de nummers van de afschriften, hoewel dit op zichzelf niet van invloed is op het boekingsproces.

  • Er is een bedrag overgeboekt van de ene bankrekening naar de andere. Hoe leg ik dit vast?

    Kies eerst het dagboek waarop de betaling moet worden geboekt. Boek het bedrag op een tussenrekening. Kies vervolgens het dagboek van de bankrekening waarop het bedrag is ontvangen en boek het bedrag met gebruikmaking van dezelfde tussenrekening.

Vooruitbetaalde betalingen invoeren

In sommige gevallen kunnen betalingen van debiteuren of crediteuren niet direct worden gekoppeld aan openstaande posten. Dit heeft dan een van de volgende redenen:

  • U wilt de betaling boeken, maar hebt geen tijd om de betrokken openstaande posten af te boeken.
  • Het is onduidelijk aan welke openstaande posten de bedragen moeten worden gekoppeld. Wellicht zijn de desbetreffende openstaande posten nog niet ingevoerd.
  • Er is een vooruitbetaling gedaan.

U kunt dergelijke niet te identificeren betalingen boeken in het kas- en het bankboek en in het memoriaal. Gebruik de juiste menukeuze in [Grootboek, Boeken, Invoeren Boekingen*] . Er wordt automatisch een speciaal boeknummer aangemaakt voor deze betalingen. Gebruik het verrekenmemoriaal om de openstaande posten later af te boeken.

Boekingen invoeren in het memoriaal

Het memoriaal wordt gebruikt voor boekingen die u niet in een van de andere dagboeken kunt invoeren.

Het memoriaal (divers-postenboek) heeft geen vaste tegenrekening. Dit geeft u de vrijheid zelf de rekeningen te kiezen waarop bedragen moeten worden geboekt. U kunt in het memoriaal geen BTW-codes gebruiken. In plaats daarvan moet u BTW-bedragen invoeren op afzonderlijke boekingsregels. Op deze manier kunt u BTW-bedragen corrigeren die verkeerd zijn ingevoerd. Denkt u er aan dat deze direct geboekte bedragen niet op de BTW-aangifte vanuit Exact Financials zullen verschijnen. Deze wordt volledig gegeneerd op basis van bedragen die geboekt zijn via BTW-codes.

Openstaande posten afboeken in het memoriaal

U kunt het memoriaal ook gebruiken om openstaande posten af te boeken. Net als in bankboeken moet u de verzamelrekening kiezen waarop de openstaande post is geboekt.

Voorbeeld

U hebt een openstaande post aangemaakt die niet onmiddellijk wordt afgeboekt. Deze mutatie wordt als volgt ingevoerd in het memoriaal:

grootboekrekening debet credit
crediteuren 123
aan te betalen bedragen 123

Nadat er is betaald en u het bankafschrift hebt ontvangen, kunt u de rekening 'Te betalen bedragen' debiteren.

Zie ook:

[Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Memoriaal]

Boekingen invoeren in het verrekenmemoriaal

U kunt het verrekenmemoriaal gebruiken voor betalingen die u in een eerder stadium niet hebt kunnen koppelen aan een openstaande post, bijvoorbeeld als de openstaande post niet kon worden ingevoerd omdat u nog een creditfactuur verwachtte. U kunt in het verrekenmemoriaal vooruitbetaalde bedragen 'afletteren' tegen openstaande posten.

Verrekenmemorialen aanmaken

U hebt een apart verrekenmemoriaal voor debiteuren nodig en een apart verrekenmemoriaal voor crediteuren. U kunt verrekenmemorialen aanmaken in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Geef in deze functie aan of het verrekenmemoriaal in kwestie voor debiteuren of voor crediteuren is bedoeld.

Zie ook:

[Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Verrekenboek]

Journaalposten controleren

U hebt nu een aantal bedragen op de tussenrekening geboekt. Verzeker u ervan dat alle posten juist zijn, voordat u ze verwerkt. Een onjuiste boeking die u niet in de gaten hebt voordat u de boeking verwerkt, is later erg moeilijk terug te vinden en te corrigeren. Controleer de journaalposten in [Grootboek, Boeken, Boekingsverslag].

Controleer de journaalposten en de factuurnummers (boekstuknummers). Verzeker u ervan dat u de juiste bedragen op de toepasselijke grootboekrekeningen hebt geboekt. Het totaal dat op de vaste tegenrekening van ieder dagboek is geboekt, wordt onderaan het verslag weergegeven.

Journaalposten corrigeren

U moet onjuiste journaalposten corrigeren vóór verwerking. Het corrigeren van reeds verwerkte journaalposten (mutaties) is ingewikkelder en tijdrovend.

U kunt de volgende functies gebruiken, afhankelijk van de soort fout die is gemaakt:

  • [Grootboek, Boeken, Wijzigen boekingsperiod] - Om het boekjaar of de boekingsperiode voor een boeking te wijzigen.
  • [Grootboek, Boeken, Verwijderen boekingen] - Om dubbele boekingen en boekingen die in het verkeerde dagboek zijn ingevoerd, te verwijderen.
  • [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen] - Om alle overige soorten fouten in boekingen te corrigeren. Kies het juiste dagboek, het boekjaar, de periode en het volgnummer om de desbetreffende boeking op te roepen. De boeking verschijnt, u kunt nu correcties aanbrengen en vervolgens de boeking afsluiten.

    Voorbeeld

    In het verkoopboek boekt u een verkoop voor een bedrag van 1.100,--. Na een paar dagen bestelt uw debiteur meer goederen op dezelfde verkooporder. Het totale factuurbedrag wordt 1.500,--. U kunt deze verkooporder op twee manieren boeken:

    • Voer een nieuwe verkoopboeking in met gebruikmaking van het oude boekstuknummer. Het nadeel van deze manier is dat u een geheel nieuwe boeking moet invoeren.
    • Vraag de oude verkoopboeking op en voer de nieuwe gegevens in. Voer in de kopregel het nieuwe bedrag in (1.500,-). Voer de betalingskorting met de hand in. Ga naar de boekingsregel en vervang het bedrag van 1.100,-- door dat van 1.500,--. Een andere mogelijkheid is het toevoegen van een nieuwe regel met een bedrag van 400,--.
    • Druk altijd een nieuw boekingsverslag af met [Grootboek, Boeken, Boekingsverslag] nadat u boekingen hebt gecorrigeerd.

Meest gestelde vragen

  • Een van mijn openstaande posten is 'verdwenen' nadat ik een verkoopboeking heb verwijderd.

    Wanneer u een verkoopboeking invoert, wordt er automatisch een openstaande post gegenereerd. Verwijdert u een verkoopboeking, dan wordt automatisch ook de openstaande post verwijderd.

Mutaties corrigeren

U kunt een mutatie alleen maar corrigeren door een tegenboeking in te voeren.

  • Moet de mutatie worden verwijderd, crediteer dan de gedebiteerde rekeningen en vice versa. Deze soort correctie heet een 'tegenboeking'. Iedere grootboekkaart waarvoor dit van toepassing is, bevat een debet- en een creditmutatie voor hetzelfde bedrag. De mutatie wordt hierdoor niet verwijderd.
  • Is een mutatie onjuist, dan moet u het verschil tussen het oude en het nieuwe bedrag tegenboeken. Zorg ervoor dat u de bedragen correct invoert. Was het gedebiteerde bedrag bijvoorbeeld te hoog, dan moet u dezelfde rekening crediteren met het juiste verschilbedrag.
  • Hebt u een bedrag geboekt op de verkeerde rekening, dan moet u een tegenboeking invoeren en het bedrag op de juiste rekening boeken. De manier waarop u een tegenboeking maakt, hangt af van de soort fout:
    • Hebt u een bankafschrift geboekt in een onjuist bankboek, dan moet u een tegenboeking maken in het desbetreffende dagboek. Voer vervolgens een nieuwe boeking in, in het juiste dagboek. Dezelfde procedure moet worden gevolgd voor een boeking in het verkeerde kasboek.
    • Is een boeking ingevoerd in het verkeerde inkoop- of verkoopboek, voer dan een tegenboeking in, in het desbetreffende dagboek. U moet het oorspronkelijke boekstuknummer gebruiken. Doet u dat niet, dan blijft de openstaande post staan nadat u de tegenboeking hebt gemaakt en verschijnt er een openstaande post met een negatief saldo.
    • Een creditfactuur die u ontvangt, moet u boeken in het oorspronkelijke dagboek. Het factuurnummer op de creditfactuur gebruikt u als het nieuwe boekstuknummer. Hierdoor ontstaan twee openstaande posten: de oorspronkelijke openstaande post en de nieuwe met een negatief bedrag. Gebruik het memoriaal om de openstaande posten af te boeken. Voer een boeking in waarin u het bedrag van de factuur zowel debiteert als crediteert. Als resultaat worden de oorspronkelijke openstaande post en de negatieve afgeboekt.
    • Het is handig om een verwerkingsverslag van de verkeerde boeking bij de hand te hebben.

Stornoboekingen

Wanneer u een tegenboeking invoert, kunt u aangeven dat deze boeking op de grootboekkaarten als stornoboeking moet voorkomen. Bij een stornoboeking wordt een creditbedrag opgevoerd als een negatief debetbedrag en vice versa. Een stornoboeking voorkomt dat de totalen debet en credit oplopen.

Voorbeeld

Gewone journaalpost Debet Credit
  50.000 90.000
  60.000 40.000
Totaal 110.000 130.000
     
Stornoboeking Debet Credit
  50.000 90.000
    40.000
    -60.000
Totaal 50.000 70.000

Zie ook:

[Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Verkoopboek] / [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Inkoopboek]

Meest gestelde vragen

  • Er is een bankafschrift ingevoerd in het verkeerde bankboek. Hoe corrigeer ik dit?

    Voer eerst een tegenboeking in, in het oorspronkelijke bankboek; gebruik hierbij het oorspronkelijke boekstuknummer/afschriftnummer.

    1. Voer het eindsaldo van het afschrift in, in het veld 'Beginsaldo' en het beginsaldo in het veld 'Eindsaldo'.
    2. Crediteer alle debetbedragen in de boekingsregels en vice versa. Voer een heldere, eenduidige omschrijving in.
    3. Sluit de boeking.
    4. Boek het afschrift in het juiste dagboek.
  • In plaats van gegevens in te voeren in alle boekingsregels, kunt u voor zowel de tegenboeking als de nieuwe boeking ook gebruik maken van een tussenrekening.

Journaalposten verwerken

Wanneer u er zeker van bent dat alle boekingen juist zijn, kunt u ze verwerken. Dit houdt in dat de posten worden overgeboekt van de dagboeken naar de grootboekrekeningen. Afhankelijk van uw instellingen in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] wordt er na afloop van de verwerking een verslag afgedrukt. De verwerkte boekingen worden verwijderd; zij zijn vanaf nu alleen beschikbaar als mutaties.

Zie ook:

[Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen]

Boekingen verwerken in alle administraties

Als u in Exact Financials met verschillende administraties werkt, bestaat de mogelijkheid alle boekingen uit alle administraties tegelijk te verwerken. Dit kan worden gedaan in [Management, Applicatie, Verwerk boekingen in alle administraties] in het Systeem menu.

Handmatig samenstellen boekingsverslag

Indien u wenst af te wijken van de standaard boekingsverslagen, wordt u de mogelijkheid geboden om zelf een boekingsverslag handmatig te definiëren. De lay-out van dit boekingsverslag wordt per gebruiker opgeslagen. Iedere gebruiker kan zodoende zijn eigen boekingsverslag aanmaken.

[Grootboek, Boeken, Boekingsverslag]

Ga naar [Grootboek, Boeken, Boekingsverslag]. Kies in 'Type overzicht' voor 'Handmatig'. Onder de kop 'Uitvoer' zijn er vier opties, te weten 'Scherm', 'Printer', 'Export' en 'Wijzig lay-out'.

Zie ook:

Aanmaken/wijzigen handmatige layout

Finance Manual > Inhoud > Boekingen invoeren

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 06.841.409
 Assortment: Exact Financials (v3)  Date: 06-11-2007
 Release:  Attachment:
 Disclaimer